Setiap perusahaan tentunya memiliki dokumen-dokumen yang penting sehingga harus dikelola sebaik mungkin. Untuk dapat menyimpan dokumen tersebut biasanya diinput ke dalam perangkat komputer. Tapi jika terlalu banyak dokumen yang diinput dapat memenuhi perangkat komputer sehingga kinerjannya menjadi menurun atau menjadi lemot. 

Apalagi jika perangkat komputer terkena virus akan menyebabkan dokumen tidak bisa dibuka kembali. Untuk mengatasinya anda harus mengubah dokumen tersebut ke dalam bentuk manual dengan menggunakan jasa variable printing. Mereka akan membantu anda untuk mencetak dokumen anda yang banyak dalam waktu yang lebih cepat juga lebih akurat. Membahas tentang dokumen, disini kita akan membahas cara mengelola dokumen yang baik, diantaranya:

1. Filling

Filling merupakan sebuah proses mulai dari penciptaan, pengumpulan, sampai dengan penyimpanan dokumen. Ini merupakan salah satu kegiatan yang pokok dalam bidang kearsipan. 

Ada beberapa sistem penyimpanan yang sering digunakan oleh berbagai perusahaan diataranya ada sistem abjad yaitu proses menyimpanan dokumen dengan berdasarkan abjad dari A sampai Z. Ada juga yang disimpan berdasarkan masalahnya yaitu sisitem penyimpanan dkumen berdasarkan isi pokok atau perihal dokumen. 

Selain itu ada juga yang disimpan berdasarkan tanggal yaitu proses penyimpanan dokumen berdasarkan tanggal, hari, bulan dan tahun. Yang terakhir disimpan berdasarkan wilayah yaitu proses penyimpanan dokumen berdasarkan daeraha atau wilayah. Beberapa sistem penyimpanan diatas dimaksudkan agar dokumen mudah ditemukan kembali.

2. Prosedur penyimpanan dokumen

Hal pertama yang mesti anda lakukan adalah meneliti terlebih dahulu tanda pada lembar dokumen apakah dokumen tersebut boleh untuk disimpan atau tidak. Setelah itu anda bisa memberi kode berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan anda. 

Kemudian anda bisa menyortir dokumen sesuai dengan bagian, masalah dan tujuan dokumen. Kegiatan ini biasanya dilakukan sebelum menyimpan dokumen dengan menggunakan rak sortir. Setelah itu anda bisa langsung menyimpan dokumen ke dalam map atau folder kemudian masukan ke dalam rak arsip atau dokumen.

Itulah beberapa cara mengelola dokumen yang baik dan tepat. Namun tak dapat dipungkiri seiring bertambahnya waktu dokumen anda bisa bertambah banyak. Untuk itu anda bisa menggunakan jasa Variable printing dalam mengelola dokumen anda.